Unternehmenspolitik & Verhaltenskodex

Dieser CoC gilt für alle Mitarbeitenden der Gruppe weltweit.

Wir verpflichten uns, die Einhaltung der Inhalte dieses CoC auch bei unseren Lieferanten und in der weiteren Wertschöpfungskette im Rahmen unserer jeweiligen Möglichkeiten zu fördern.

Dazu gehört auch, dass potenzielle Risiken, wie moderne Sklaverei oder Menschenhandel, entlang der Wertschöpfungskette ausgeschlossen werden.

Wir halten geltende Gesetze und sonstige Rechtsvorschriften ein. Dies gilt weltweit in allen Ländern, in denen wir tätig sind.

Unser Handeln orientiert sich an allgemeingültigen ethischen Werten und Prinzipien, insbesondere:

• Achtung der Menschenwürde
• Offenheit und Nichtdiskriminierung in Bezug auf unterschiedliche Religionen, Weltanschauungen, Behinderungen, Alter, Geschlecht und ethnische Herkunft, Aussehen, Rechte von Minderheiten und indigenen Völkern
• Verbot von Korruption und Bestechung, d.h. kein Anbieten und Gewähren von unrechtmäßigen Vorteilen sowie kein Fordern und Annehmen von unerlaubten Zuwendungen
• Wettbewerbskonformes Handeln im Einklang mit dem geltenden Kartell- und Wettbewerbsrecht und unter Beachtung des Verbots unerlaubter Absprachen mit Dritten
• Plagiate schaden dem fairen Wettbewerb und unserer Marke. Wenn sie von uns im Markt festgestellt werden, verfolgen wir sie mit rechtlichen Mitteln.
• Vermeidung von Interessenskonflikten:
  Wir respektieren die persönlichen Interessen unserer Mitarbeitenden. Gleichzeitig legen wir Wert darauf, Konflikte zwischen privaten und geschäftlichen Interessen oder auch nur deren Anschein zu vermeiden. Wir treffen unsere Entscheidungen ausschließlich auf der Grundlage sachlicher Kriterien und lassen uns nicht von persönlichen Interessen und Beziehungen beeinflussen. D. h. im Falle eines potenziellen Interessenkonflikts informieren die Mitarbeitenden ihre Vorgesetzten oder die Personalabteilung. Gemeinsam wird dann nach Lösungen gesucht, die die Interessen des Unternehmens nicht beeinflussen.
  Beispiel: Ihr Vorgesetzter bittet Sie, Angebote von mehreren Rohstofflieferanten zu prüfen. Sie stellen fest, dass eines der günstigsten Angebote von der Firma eines guten Freundes stammt. In diesem Fall informieren Sie Ihren Vorgesetzten über die Situation und ziehen Sie sich aus dem Entscheidungsprozess zurück, um jeden Anschein eines Interessenkonflikts zu vermeiden.
• Schutz und Achtung geistigen Eigentums jeglicher Art, d. h. nicht nur Schutz unseres eigenen geistigen Eigentums wie Patente, Marken, Geschmacksmuster und Geschäftsgeheimnisse, sondern auch Achtung des geistigen Eigentums und der Geschäftsgeheimnisse unserer Geschäftspartner.
• Die Übernahme finanzieller Verantwortung und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zur ordnungsgemäßen Buchführung sowie Offenlegungsvorschriften sind für uns selbstverständlich.
• Ausfuhrkontrollen und Wirtschaftssanktionen:
  Die Oemeta hält sich strikt an die gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich Ausfuhr oder Wiederausfuhr von Gütern, Dienstleistung, Software oder Technologie, sowie an die Bestimmungen, die den Handel mit bestimmten Ländern, Regionen, Gesellschaften, Personen oder sonstigen Handelspartnern einschränken. Von Geschäftspartnern und Kunden wird erwartet, die gesetzlichen Vorgaben ebenso einzuhalten.
• Whistleblowing und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen:
  Alle Mitarbeitenden und die Geschäftsführung sind aufgerufen, Verstöße gegen den Oemeta-Verhaltenskodex zu melden. Die Oemeta garantiert die Anonymität und den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen für jeden, der Verstöße vertraulich melden möchte.
• Offenlegung von Informationen:
  Eine offene Informationspolitik ist erforderlich, um erfolgreich zu sein und das weltweite Oemeta-Team zu führen. Dafür finden regelmäßige Meetings statt, um Wissen zu teilen und über Neuentwicklungen, Produkte, Personal und organisatorische Entwicklungen sowie Maßnahmen zu informieren. Weitere Informationskanäle sind das Intranet (Groupportal) sowie regelmäßige Besuche bei den Beteiligungen.
• Einhaltung der einschlägigen Gesetze in Bezug auf personenbezogene Daten, insbesondere der DS-GVO (dt.); GDPR (engl.); RGPD (fr.).

• Wir respektieren die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte aller Mitarbeitenden.
• Die Basis für die Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden Oemetas ist eine wertschätzende Kommunikation. Ein respektvoller, offener und ehrlicher Umgang miteinander ist unerlässlich.
• Wir schützen unsere Mitarbeitenden vor körperlicher, sexueller, psychologischer oder verbaler Belästigung und Missbrauch.
• Wir setzen uns für ein Verbot von Zwangsarbeit jeglicher Art ein.
• Die Einhaltung der Schutzrechte von Kindern und Jugendlichen (Verbot von Kinderarbeit) ist für uns eine Selbstverständlichkeit.
• Es gehört zu unserer Unternehmenspolitik, für eine angemessene Vergütung zu sorgen und die geltenden nationalen Vorschriften (z. B. Mindestlohn) einzuhalten.
• Unser Bestreben ist es, die in den jeweiligen Staaten gesetzlich vorgeschriebene maximale Arbeitszeit einzuhalten.
• Wir respektieren das Recht der Mitarbeitenden auf Koalitions- und Versammlungsfreiheit, soweit dies in den jeweiligen Ländern gesetzlich zulässig und möglich ist.
• Sofern vorstehend nicht bereits explizit erwähnt, weisen wir darauf hin, dass Oemeta sich gemäß den Grundprinzipien der ILO-Kernarbeitsnormen verhält. Dazu gehört, dass Mitarbeitende nach den weltweit gültigen ILO-Arbeits- und Sozialstandards eingestellt werden.
• Oemeta verpflichtet sich zur Einhaltung ethischer Einstellungsgrundsätze entsprechend dem IRIS-Standard, d.h. Mitarbeitende auf rechtmäßige, faire und transparente Weise zu behandeln. Der IRIS-Standard besteht aus zwei übergreifenden Grundsätzen und fünf spezifischen Grundsätzen
  
  A. Achtung von Gesetzen, Grundprinzipien und Rechten bei der Arbeit
  B. Achtung von ethischem und professionellem Verhalten

1. Verbot von Einstellungsgebühren für Arbeitssuchende
2. Wahrung der Freizügigkeit
3. Wahrung der Transparenz der Beschäftigungsbedingungen
4. Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes
5. Wahrung des Zugangs zu Rechtsmitteln

• Die Oemeta setzt sich für die Verbesserung von Gleichberechtigung, Vielfalt und Inklusion ein. Unsere Arbeit basiert auf dem Aufbau sinnvoller, dauerhafter und respektvoller Beziehungen zwischen verschiedenen Kulturen. Wir können dies nicht ohne ein starkes Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration tun.
  
  Gleichberechtigung bedeutet Fairness: Wir müssen sicherstellen, dass Einzelpersonen oder Gruppen von Einzelpersonen aufgrund ihrer (geschützten) Merkmale nicht benachteiligt behandelt werden.
  
  Vielfalt bedeutet, die Unterschiede zwischen den Menschen anzuerkennen, zu respektieren und zu würdigen. Ein vielfältiges Umfeld ist eines mit einem breiten Spektrum an Hintergründen und Denkweisen, dass eine Kultur der Kreativität und Innovation ermöglicht.
  
  Inklusion bedeutet, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder willkommen und wertgeschätzt fühlt. Ein integratives Umfeld kann nur geschaffen werden, wenn wir uns unserer unbewussten Vorurteile bewusst werden und lernen, mit ihnen umzugehen.

Wir respektieren die Rechte lokaler Gemeinschaften, insbesondere auf gute Lebensbedingungen, Bildung, Beschäftigung, soziale Aktivitäten und das Recht auf freie, vorherige und informierte Zustimmung (FPIC) zu Entwicklungen, die die lokalen Gemeinschaften selbst betreffen sowie das Land, auf dem sie leben. Besondere Berücksichtigung finden dabei etwaige besonders gefährdete Gruppen.

Unser Leitprinzip ist es, an allen unseren Standorten umweltbewusst zu handeln: 

• Im Rahmen des Erwerbs, der Erschließung oder sonstigen Nutzung von Land, Wäldern und Gewässern vermeiden wir Zwangsräumungen sowie Enteignungen.
• Im Falle der Beauftragung von privaten oder öffentlichen Sicherheitskräften zum Schutz von Geschäftsprojekten achten wir auf die Ausbildung und Kontrolle der Sicherheitskräfte, um Menschenrechtsverletzungen zu vermeiden.
• Wir sehen keinen Widerspruch in moderner Chemie, hoher Wirtschaftlichkeit, bester Qualität und umweltfreundlicher, nachhaltiger Produktion sowie nachhaltigem Umgang mit Ressourcen.
• Unsere Kühlschmierstoffe zeichnen sich durch eine sehr hohe Human- und Umweltverträglichkeit aus.
• Die lange Lebensdauer und die hohe Leistung unserer Produkte reduzieren den Verbrauch und die Entsorgungsmenge.
• Wir setzen uns dafür ein, die von uns eingesetzten Rohstoffe möglichst weitgehend aus erneuerbaren Ressourcen zu beziehen.
• Alle Mitarbeitenden verpflichten sich zu einem bewussten und sorgfältigen Umgang mit Material und Energie.
• Die Entstehung von Abfall soll so weit wie möglich vermieden oder vermindert werden. Unvermeidlicher Abfall soll so weit wie möglich intern oder extern recycelt werden.
• Unsere Abwässer sollen mit modernen Anlagen gereinigt und aufbereitet werden.
• Oemetas Ziel ist es, umweltfreundlichen Strom aus erneuerbaren Energiequellen zu verwenden, wo dies möglich ist.
• Das Qualitätsmanagement soll nach QM DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert sein.
• Das Umweltmanagement soll nach UM DIN EN ISO 14001:2015 zertifiziert sein.
• Unsere Produktionsstätten sollen ein Managementsystem für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz einführen.

Cybersicherheit war noch nie eine größere Herausforderung. Mit den Chancen der zunehmenden Digitalisierung steigen auch die Angriffspotenziale aus dem Netz. Ganzheitliche und nachhaltige Sicherheitsmaßnahmen sind für die Zukunftsfähigkeit und Cyber-Resilienz von Oemeta essenziell.

Wir verpflichten uns alles zu tun, um Oemeta widerstandsfähig gegen Hackerangriffe, Schadprogramme und Sicherheitsvorfälle im Betrieb aufzustellen. 

Das dient dem bestmöglichen Schutz der Daten unseres Unternehmens, aber auch für uns überlassene Daten von Kunden, Lieferanten und anderen externen Stakeholdern.

Zu den Maßnahmen gehören gesicherte Zugänge, Zutritte und Zugriffe auf Informationen nach dahinterliegenden Berechtigungskonzepten und Sicherheitsregeln. Backup- und Wiederherstellungskonzepte werden kontinuierlich dem Stand der Technik angepasst. Es erfolgen themenbezogene Auditierungen durch unabhängige dritte Parteien. Wir arbeiten eng mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammen. 

Alle Mitarbeitenden werden regelmäßig und mindestens jährlich zu diesen Themen geschult. Vertraulichkeit und die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen werden von jedem Mitarbeitenden verpflichtend erklärt.

Zusätzlich zu den vorstehenden Verpflichtungen und Maßnahmen verfolgt die Geschäftsführung die Implementierung eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS).

a) Anwendungsbereich des ISMS

Der Anwendungsbereich des ISMS umfasst alle Dienstleistungen von Oemeta sowie die hierfür notwendigen unterstützenden Prozesse.

Oemeta nimmt die Dienste externer Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, eines externen Datenschutzbeauftragten sowie externer IT-Dienstleister in Anspruch.

b) Führung und Verpflichtung

Die Implementierung des ISMS im CoC belegt die Bedeutung der Informationssicherheit für Oemeta sowie die nachhaltige Unterstützung der damit verbundenen Aktivitäten durch die Geschäftsführung. Dies schließt u. a. die Lenkung der Informationssicherheit, die Zuordnung der wesentlichen Verantwortlichkeiten sowie die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen ein.

Die Qualität (in Zeit, in Budget und zielgenaue Umsetzung der Kundenwünsche) unserer Dienstleistung ist für unsere Kunden sehr wichtig. Das Vertrauen der Kunden in unseren sicheren und loyalen Umgang mit dem Kundenwissen und den Kundendaten ist dafür entscheidend.

Um dies nachweisbar zu erreichen, beschließt die Geschäftsführung der Oemeta die Einführung eines ISMS auf Basis der Anforderungen durch TISAX®. Die Geschäftsführung unterstützt die Einführung, den Betrieb, die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des ISMS vollumfänglich.

Um das ISMS im Alltag zu leben, kommt dem ISMS-Team
(ISMS-Team@oemeta.com) und den Führungskräften bei Oemeta die Rolle von Multiplikatoren zu, die diese Prinzipien weitergeben und deren Einhaltung beachten. Die Gesamtverantwortung für das ISMS liegt bei der Geschäftsführung der Oemeta.

Oemeta verpflichtet sich zur Einhaltung der nachfolgend festgelegten Anforderungen und garantiert die laufende Verbesserung des ISMS. Für die Informationssicherheit werden ausreichende finanzielle und zeitliche Ressourcen zur Verfügung gestellt. Das Informationssicherheitsmanagement muss wirtschaftlich betrieben werden.

c) Stellenwert der Informationsverarbeitung

Vor dem Hintergrund der externen und internen Anforderungen, vor allem aber den Sicherheitsanforderungen der Kunden, muss Informationssicherheit ein integraler Bestandteil der Unternehmenskultur sein. Alle Mitarbeitenden müssen sich der Notwendigkeit der Informationssicherheit bewusst sein und die grundsätzlichen Auswirkungen von Risiken auf den Geschäftserfolg kennen.

Alle wesentlichen strategischen und operativen Funktionen und Aufgaben werden durch Informationstechnik (IT) maßgeblich unterstützt. Ein Ausfall von IT-Systemen muss insgesamt kurzfristig kompensiert werden können. Auch in Teilbereichen darf das Geschäft nicht zusammenbrechen. Da die Kernkompetenz in der Herstellung von Kühlschmierstoffen liegt, ist der Schutz dieser Informationen vor unberechtigtem Zugriff und vor unerlaubter Änderung von existenzieller Bedeutung. Besonderen Schutzbedarf haben die Rezepturdaten, Rohstoffdaten und Kundendaten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität.

d) Übergreifende Ziele

Die Ziele orientieren sich an den Schutzbedarfen bzgl. der Gewährleistung angemessener Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten unter Berücksichtigung der Aspekte der Wirtschaftlichkeit und den Anforderungen aller interessierten Parteien.

Die Anforderungen an die Vertraulichkeit orientieren sich maßgeblich an den Bedarfen des Unternehmens sowie den Bedarfen der Kunden und den gesetzlichen Regularien. Negative Innen- und Außenwirkungen, ausgelöst durch Vorfälle der Informationssicherheit, sollen bestmöglich durch ein gelebtes ISMS vermieden werden.

Das Vertrauen der Kunden und letztlich der Geschäftserfolg beruhen darauf, dass insbesondere

• die gesetzlichen Vorgaben eingehalten
  (vgl. Abschnitt „Compliance und Geschäftsethik“),
• Betriebsgeheimnisse geschützt,
• die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Kundendaten gewahrt und
• die Projekte und Dienstleistungen in der geplanten bzw. zugesicherten Zeit abgewickelt werden.

Weitere wesentliche Zielsetzung sind – neben dem normkonformen Führen des ISMS – das Erreichen eines definierten Sicherheitsniveaus und dessen ständige Anhebung und Verbesserung.

Die definierten Vorgaben und Prozesse werden von der Geschäftsführung in der vorliegenden Form festgelegt und in Kraft gesetzt.

Wir unternehmen alle geeigneten und angemessenen Anstrengungen, um die beschriebenen Grundsätze und Werte umzusetzen und anzuwenden. Eine dieser Maßnahmen sind regelmäßige, jährliche Schulungen des Verhaltenskodexes.

Eine Evaluierung und Bewertung der Grundsätze erfolgt im Rahmen einer jährlichen „Management Review”.

Uetersen, im Juni 2023
Oemeta Chemische Werke GmbH
Geschäftsführung: Thomas Vester, Stefan Joksch, Thomas Wessels